Как остановить информационное цунами в офисе? Всё о системе KYOСERA Managed Document Services

MDS – глобальный ответ на вопрос об оптимизации документооборота

Насыщенность и техническая сложность документооборота в офисе современной компании или производственной площадки сегодня крайне высока. Без особых методов его оптимизации всем вовлечённым в процесс сотрудникам приходится тратить непропорционально много сил и средств на самые простые операции. Растущая сложность влияет и на рыночные показатели бизнеса: как показывает статистика, плохо продуманное информационное взаимодействие внутри компании, неэкономная печать документов и ситуационное обслуживание технической базы офисной техники может «съедать» до 2-5 процентов прибыли.

Тем временем, вот уже более 10 лет существуют различные схемы и системы по структурированию документооборота – от достаточно простых до охватывающих буквально все его аспекты.

К первому типу решений можно отнести концепцию MPS (Managed Print Services), что означает «Система управления печатью». Она предусматривает оптимизацию офисной печати входящих и исходящих документов на бумаге, редко выходя за рамки этой задачи.

Гораздо большая комплексность и универсальность лежит в основе концепции MDS (Managed Document Services), представленной в 2007 году компанией KYOCERA Document Solutions.

KYOCERA Document Solutions – дочернее предприятие крупной японской корпорации KYOСERA (состоит из 208 компаний), которая была основана в 1959 году и в настоящее время занимает третье место в мире по выпуску солнечных батарей и лидирующее положение в Японии и мире по производству широкого ряда продукции: от потребительских товаров до электронных компонентов. В свою очередь компания KYOCERA Document Solutions – это специализированное предприятие, занимающееся на мировом рынке производством и продажей печатной офисной техники, сопутствующих расходных материалов, разработкой и внедрением систем и сервисов их обслуживания – включая систему управления документооборотом MDS.

Согласно концепции, система MDS предлагается KYOCERA Document Solutions в качестве единой совокупности услуг по оптимизации и сокращению издержек документооборота. В свою очередь, под документооборотом KYOCERA Document Solutions подразумевает печать, хранение, отправку и защиту документов от несанкционированного доступа, администрирование и предоставление тем или иным группам пользователей определенных прав на использование документов, установку и программное обслуживание корпоративных серверов облачной печати и так далее. В рамках системы MDS компания KYOCERA Document Solutions способна предоставить заказчику – через авторизированных партнёров – аппаратную основу в виде всей необходимой офисной печатной техники, программное обеспечение, услуги настройки, администрирования и обслуживания. При этом, KYOCERA Document Solutions находится в постоянном контакте с заказчиком и оперативно корректирует и масштабирует предоставленные в рамках системы MDS элементы поддержки.

В настоящее время концепция MDS от KYOCERA Document Solutions считается экспертами одной из самых эффективных. К примеру, исследования компании Photizo Group показали, что её внедрение сокращает расходы по документообороту на 30 процентов. Цифру в 30 процентов подтверждает и международное исследовательское агентство IDC, один из лидеров аналитики рынка печатных устройств.

Успешными примерами использования системы MDS стали проекты KYOCERA Document Solutions, проведёнными для компаний Deloitte, AEG, O2, Johnson & Johnson, РЕСО, MINI, VOLVO, AEG, «ДИТ», ERGO, Столичный ювелирный завод «АДАМАС»...

Как выстраиваются проекты MDS?

Теперь давайте посмотрим, как именно происходит взаимодействие KYOCERA Document Solutions с компанией-клиентом, желающей получить эффективный, удобный и ориентированный именно на её нужды проект по оптимизации документооборота.

Первым шагом работы KYOCERA Document Solutions с клиентом в рамках проекта MDS всегда становится проведение комплексного исследования существующей в компании системы документооборота. В его ходе изучается существующий парк печатной техники, просчитывается стоимость печати документов, устанавливается график нагрузки на технику, его сезонность и подверженность иным временным факторам. Также фиксируется режим доступа к оборудованию со стороны сотрудников. Режим обслуживания техники и так далее.

Всё это делается для обнаружения типичных проблем документооборота, среди которых эксперты KYOCERA Document Solutions традиционно выделяют четыре главных.

Первая типичная проблема – это отсутствие контроля за доступом к технике со стороны сотрудников компании. Из-за того, что любой желающий может распечатать документ возрастает нагрузка на оборудование. А с её ростом растёт и стоимость отпечатка – особенно при использовании полноцветного режима.

И хорошо, если сотрудники печатают документы исключительно в рамках своих рабочих задач. Не секрет, что во многих компаниях печатная техника используется и в личных нуждах.

Вторая проблема – это неоптимальная закупка и использование печатного оборудования. Без чёткого понимания задач и заранее выстроенной стратегии документооборота в офисах компаний скапливается слишком много техники. Нередко она представлена всеми имеющимися на рынке марками – что приводит к техническим проблемам, несовместимости, перерасходу ресурсов. Всё это компания пытается решить, раздувая штат обслуживающего технику персонала – что опять-таки сказывается на стоимости печати и прибыли.

Третья проблема относится к функциональности современных печатающих устройств. Она стала весьма широкой, что многие производители с гордостью демонстрируют через пользовательский интерфейс. В результате работа с устройством становится крайне неинтуитивной. В крайних случаях интерфейс печати и сканирования современных МФУ и принтеров становится настолько сложен, что сотрудников приходится специально обучать его использованию. Разумеется, это сказывается на длительности отдельных операций документооборота.

Наконец, четвёртая проблема, на которую указывает своим клиентам KYOCERA Document Solutions, это - соблюдение конфиденциальности и защита внутренней информации компании. При отсутствии строгих правил печати документов, при недостаточной проверке сотрудников на предмет их выполнения любая важная информация в любой момент может оказаться в руках конкурентов. При этом им даже не придётся использовать сложные схемы промышленного шпионажа: забытые в лотках принтеров документы можно встретить практически везде, где к документообороту относятся не слишком серьёзно.

Проведя аудит в компании клиента и выявив имеющие место быть проблемы документооборота, KYOCERA Document Solutions переходит к следующим шагам по внедрению проекта MDS.

Эти шаги могут включать частичное или полное обновление парка офисной техники для оптимизации его работы, уменьшению затрат на расходные материалы, унификации процессов. Также обновляется сопутствующее серверное оборудование, обновляется программное обеспечение, создаются облачные сервисы, сервисы, связанные администрированием и защитой информации.

После этого - если у заказчика имеется чётко выраженный запрос - специалисты KYOCERA Document Solutions проводят серию семинаров и тренингов по пользованию новой системой, созданной по проекту MDS. Впрочем, в обучении сотрудников компании редко бывает необходимость - система MDS в рамках проекта всегда хорошо отлажена и находится под контролем представителей авторизированного партнёра KYOCERA.

Но даже передав обновлённую систему заказчику, KYOCERA Document Solutions продолжает оказывать полноценную поддержку проекту. В частности, регулярно проводится аудит эффективности, решаются возникающие технические вопросы, а главное – отслеживаются изменения в самой компании, требующие обновления системы MDS.

Таким образом, проект MDS в том виде, который предлагается KYOCERA Document Solutions – это полностью замкнутый цикл, постоянно учитывающий и реагирующий на изменения как внешние (появление новых моделей офисной техники, новых сетевых технологий, новых способов оптимизации документооборота), так и внутренне (изменение задач внутри компании, её рост, появление новых сотрудников…).

Главное, что остаётся в проекте MDS неизменным – это его основные цели: достижение экономии при документообороте и создание оптимально работающей системы управления бизнес-процессами печати.

Из чего на практике состоит проект MDS?

Каким же практическим инструментарием обладает KYOCERA Document Solutions для создания своих проектов MDS? Давайте рассмотрим их более детально.

Как уже было сказано выше, создавая проект MDS для нового клиента, KYOCERA Document Solutions может предложить в качестве варианта обновить и унифицировать парк используемой офисной техники. Производство принтеров и печатающих устройств – одно из магистральных направлений корпорации KYOCERA, в котором она достигла существенных технологических успехов.

Так, ещё в 1992 году KYOCERA создала концепцию печатающих устройств ECOSYS. Все модели, входящие в линейку ECOSYS отвечают трём требованиям концепции: экологичности, экономичности и системности. Помимо этого, МФУ и принтеры ECOSYS используют оригинальную конструкцию с долговечным барабаном из аморфного кремния и требуют замены не всего тонер-картриджа, а только лишь тубы с тонером. Эти технические особенности значительно снижают стоимость эксплуатации печатающих устройств и цену на расходные материалы для них.

Ещё одна линейка печатающих устройств KYOCERA, отлично вписывающихся в концепцию оптимизации документооборота MDS – это TASKalfa. Высокопроизводительные модели KYOCERA TASKalfa отличаются наличием «интеллектуального» вычислительного блока. Интерфейс устройств TASKalfa разработан с учётом использования большого сенсорного дисплея, где отображаются как все необходимые настройки, так и меню программируемой оболочки системы MDS. Интерфейс устройств линейки TASKalfa полностью настраивается под конкретные требования пользователя. При этом доступ к отдельным опциям или функциональным блокам может быть ограничен через ввод специальных PIN-кодов или с помощью ключа с радиочастотной RFID-меткой. Таким образом, доступ к печатающему оборудованию компании и различным операциям с документами можно администрировать выдачей сотрудникам специальных пластиковых карт или PIN-кодов.

Помимо замены техники, условия проектов MDS от KYOCERA предполагают услугу создания программной платформы на базе инструментов KYOCERA Document Solutions. Её установка абсолютно опциональна, и при необходимости специалисты KYOCERA Document Solutions смогут оптимизировать документооборот компании и на базе старого ПО.

К устанавливаемым KYOCERA Document Solutionsпрограммным инструментам, в частности, относятся: серверная среда Kyocera Net Manager, её аналог - программно-аппаратный комплекс защиты данных MyQ (от чешского партнёра корпорации KYOCERA, компании «Янус»), программный пакет Scannervision и многое другое...

Серверная среда Kyocera Net Manager (KNM) может быть установлена на любой офисный компьютер, работающий под управлением операционной системы Microsoft Windows. При установке Kyocera Net Manager лицензируется клиенту по количеству подключённых устройств.

Функциональность Kyocera Net Manager позволяет создать в офисной сети «виртуальный принтер» для концентрации всего документооборота, настроить и администрировать политику печати, вести мониторинг работы печатающих устройств компании.

Концепция «виртуального принтера» - вообще один из краеугольных элементов проекта MDS. Во-первых, она позволяет хранить, обрабатывать и вести статистику всех попадающих на печать документов. Во-вторых, печать через виртуальный принтер, а не напрямую на печатающее устройство позволяет настроить допуск сотрудников к технике и опять-таки вести статистику операций. В-третьих, такая система обеспечивает защиту от ошибок, потери нужных документов «по дороге», а также обеспечивает защиту конфиденциальной и секретной информации. Наконец, сбор полной статистики о документообороте и операциях с бумагами позволяет быстро и надёжно проанализировать расходы компании на печать и увидеть точки возможной экономии.

Система Kyocera Net Manager с её «виртальным принтером» и хранением документов в одном месте прекрасно дополняется пакетом Scannervision.

Данный программный продукт собирает все цифровые копии документов в единую базу, позволяя быстро искать, сравнивать и редактировать нужные данные. При этом, в Scannervision очень развиты механизмы автоматизации – включающие специальную систему тэгов и штрих-кодов, а также встроенный язык программирования. Благодаря им пакет не только умеет напрямую сканировать печатные копии документов, оцифровывая их в нужный формат, но самостоятельно находить нужные файлы в сетевых и локальных папках, приходящих на электронные адреса компании письмах и любых других источников. При этом, распознавать Scannervision умеет не только обычные текстовые документы, но и чеки, записи на стандартных бланках, формы запросов и тому подобные бумаги.

Комплекс Kyocera Net Manager и Scannervision отличается высокой эффективностью, значительно оптимизируя документооборот и повышая надёжность и безопасность работы с документами. Очень весомым его достоинством также следует считать масштабируемоть под актуальный объём задач. Так, Kyocera Net Manager позволяет дублировать сервера, объединять несколько серверов с предустановленным комплексом KNM в единую сеть (например, объединять географически разбросанные филиалы компании) – задавая внутри неё единую политику администрирования и управления.

Растущая прибыль – главный козырь MDS

Как мы видим, оптимизация документооборота в офисе или на предприятии в рамках концепции MDS состоит из весьма логичных, достаточно просто реализуемых и технологически вполне доступных элементов.

Предлагая её клиенту, компания KYOCERA Document Solutions:

• обеспечивает замену экономически неэффективных печатающих устройств,
• предоставляет программные комплексы управления печатью и копированием,
• создаёт оптимальные правила и администрирует работу сотрудников с печатающим оборудованием,
• упрощает операции с документами и экономит рабочее время,
• в реальном времени следит за состоянием парка печатающей техники и своевременно проводит её обслуживание,
• предоставляет доступ к высококачественным, но недорогим расходным материалам,
• своевременно изменяет проект MDS под новые задачи компании, масштабируя систему в нужную для этого сторону (вплоть до обеспечения централизованного управления документооборотом в большой международной компании с множеством филиалов).